Dans toute entreprise, il existe une poignée de gestes absurdes que tout le monde connaît et que personne ne corrige : recopier des informations d'un outil vers un autre, refaire chaque lundi le même export, chercher un document que trois personnes ont enregistré à trois endroits différents.

Ces gestes ne sont jamais priorisés parce qu'ils ne sont pas assez graves. Ils sont pourtant, cumulés, l'un des premiers postes de perte de temps.

Pourquoi ils ne sont jamais traités

  • Ils sont invisibles : personne ne se plaint d'une tâche de trois minutes.
  • Ils sont diffus : chacun en subit un peu, personne n'en subit assez pour porter le sujet.
  • Ils paraissent trop petits pour justifier un projet, et trop pénibles pour être faits gratuitement.
Trois minutes par jour, pour cinq personnes, c'est plus de trente jours de travail par an.

Ce qui fait un bon micro-outil

Il traite une seule friction, il s'utilise sans formation, et il s'intègre là où les gens travaillent déjà. Un écran de plus qu'il faut penser à ouvrir sera abandonné ; un bouton là où le geste se produit sera utilisé.

Il doit aussi rester modifiable. Les besoins internes bougent : un outil figé devient, en un an, une contrainte de plus.

Les candidats les plus fréquents

Un formulaire interne qui remplace un échange de courriels à rallonge. Un écran unique qui rassemble une information éparpillée dans trois outils. Un envoi automatique de récapitulatif qui supprime les relances. Un contrôle de cohérence qui signale les anomalies avant qu'un client ne les découvre.

Le critère de décision

Fréquence multipliée par temps unitaire multiplié par nombre de personnes concernées. Ce calcul, fait honnêtement, place presque toujours en tête des gestes qu'on n'aurait jamais pensé à traiter, et relègue les projets qui occupaient les réunions.

Concrètement

Demandez à votre équipe, cette semaine : « quel geste faites-vous tous les jours en vous disant que c'est absurde ? ». Vous obtiendrez trois à cinq réponses immédiates. C'est votre liste, et elle est plus rentable que la plupart des projets budgétés.

On cherche l'innovation dans les grands projets. Elle est le plus souvent dans les gestes qu'on a cessé de remarquer.