Les grilles de priorisation abondent, et elles se contredisent joyeusement. Une tâche peut être importante mais non urgente, urgente mais secondaire, rapide mais sans effet. À la fin, on choisit à l'instinct, c'est-à-dire ce qui est le plus facile à démarrer.

Le critère qui tranche : l'effet de déblocage

Une tâche ne vaut pas seulement par elle-même, mais par ce qu'elle rend possible. Certaines tâches, une fois faites, en débloquent cinq autres. D'autres, aussi importantes soient-elles, ne débloquent rien. À importance égale, la première passe toujours devant.

Ce critère a un avantage rare : il est objectif. On peut discuter de l'importance d'une tâche pendant une heure ; on constate en trente secondes qu'elle en bloque trois autres.

La bonne priorité n'est pas la tâche la plus importante. C'est celle sans laquelle les autres n'avancent pas.

Repérer les blocages en pratique

  • Les tâches qui attendent la décision de quelqu'un, souvent la vôtre, souvent depuis longtemps.
  • Les tâches qui attendent une information manquante : un chiffre, un accès, un document.
  • Les tâches confiées à l'extérieur : elles ont un délai propre, elles doivent partir en premier.
  • Les tâches dont dépend le travail d'un collègue : les garder coûte deux fois : votre retard devient le sien.

L'illusion du « je le ferai vite »

Une tâche courte mais bloquante retardée d'une semaine coûte une semaine à tout ce qui en dépend. Sa durée d'exécution n'a aucune importance ; seule compte sa position dans la chaîne. C'est le calcul que l'instinct fait le plus mal.

Ce que la priorisation exige : renoncer

Prioriser n'est pas ordonner une liste, c'est décider de ce qui ne sera pas fait cette semaine, et l'assumer. Une liste où tout reste « à faire bientôt » n'a pas été priorisée : elle a été rangée. La différence se voit à la fin du mois.

Concrètement

Reprenez vos dix tâches en cours et posez sur chacune une seule question : si celle-ci était faite ce soir, combien d'autres pourraient avancer demain ? Faites d'abord celle qui obtient le plus grand nombre. Vous constaterez, souvent, que ce n'était pas celle en haut de la liste.

Le travail n'avance pas au rythme de votre énergie. Il avance au rythme de ce que vous débloquez.